その口頭説明、3日後には10％しか残りません 　「言った・言わない」をなくす“決定とタスク”議事録のすすめ

「以前に説明したよね？」「聞いていません。」伝言ゲームはそもそも伝わらない。

皆さん、一度は「伝言ゲーム」をやったことがあると思います。

与えられたお題を順番に伝えていくあのゲームです。最後の人まで正しく伝わることは意外と少なく、「あれ？全然違う話になっている…」という経験もあったのではないでしょうか。

絵で伝えるパターンなどもありますが、特に少し難しい内容を“口頭だけ”で伝えるのはとても難しいものです。

では、これはゲームだけの話でしょうか。

実は、ビジネスの現場でも同じようなことがよく起きます。

よくあるやり取り　階層ごとに情報はどれだけ伝わる？

Aさん（上司）：「前に説明したよね？」

Bさん（部下）：「そうでしたっけ？」

Aさん（上司）：「〇〇の会議のときに言ったでしょ」

Bさん（部下）：「聞いてないです」

——“言った・言わない”の押し問答。誰しも経験があるはずです。

会社を例にして、役職などの階層を例に情報の伝わり具合についてお伝えします。

出展は古いのですが、ラルフ・ニコルズの組織コミュニケーション調査を元にした数字では、次のような結果が示されています。

情報が段階を経て伝わるほど、意図した100の情報が最終的には20程度にまで減ってしまう、ということです。

つまり、

口頭伝達に頼りすぎる組織では、末端に届く頃には情報の80％が消えている可能性があります。

なぜ情報は減ってしまうのか？

主に次のような理由が挙げられます。

• 情報の取捨選択：伝える人が「重要」と思った部分だけを選んでしまう
• 情報の変化：主観や推測が混ざり、内容が変わる
• 情報の欠落：単純に記憶の問題で抜け落ちる
• 知識レベルの差：相手が理解できず、難しい部分が省かれる

とくにレベル差については、取締役と一般社員では知識・経験が大きく異なります。

上層部の言葉をそのまま伝えても理解されないことがあるため、中間層で「噛み砕く」作業が必要になります。

記憶はすぐ薄れる

エビングハウスの忘却曲線でも示されているとおり、記憶はとても早く薄れていきます。

あるデータでは、口頭で聞いた内容は

3時間後：70%
3日後：10%

しか残らない、というものもあります。

では、どうすればよいのでしょうか？

「口頭＋資料」のセットが効果的

一般的に、口頭だけでなく視覚情報（資料）と組み合わせた方が記憶の定着率が高いとされています。

あるデータでは、
口頭＋資料の組み合わせにすると「3日後の保持率が65%」になるとのこと。

口頭のみの10%と比べると、6倍以上の定着率になります。

議事録は必要か？

ここまでの話を踏まえると、議事録の必要性が見えてきます。

ただし、すべての発言を書き起こすような「発言録」は非効率です。

重要なのは、

「決定事項」と「タスク」だけを記録する議事録だと考えています。

（もちろん、記憶力に自信がある方は不要かもしれませんが、私は達人ではありませんので…）

“言った・言わない”が生む損失（手戻り・受注機会の損失など）と

議事録を作成するコスト、どちらが大きいでしょうか？

私は、前者の方がよほど大きいと感じています。

ただし、作っただけでは意味がありません。

次のような点に気をつける必要があります。

✓　発言の内容を理解しないまま議事録を書いていないか

✓　配られた議事録を「眺めただけ」で終わらせていないか

✓　不明点をそのまま放置していないか

新人の方ほど、ついやってしまいがちなポイントかもしれません。

口頭伝達は、思っている以上に残らない

口頭だけでは記憶に残りにくいことを理解したうえで、
伝える側・受け取る側の双方が意識して工夫する必要があります。

伝える側は資料を添える、
聞く側はメモを取る・その場で確認するなどの姿勢が大切です。

「口頭だけでは伝わらない」

「伝言ゲームのように情報は変わる」

まずは、この前提をしっかり理解することが重要ではないでしょうか。

伝言をしっかり聞き取るためのご提案

「口頭だけのやりとりは記憶に残りにくい」これは理解しておくことが必要ですね。

伝える側・受け取る側の双方の意識と工夫が大切です。

皆さんのまわりでは、

”会話中の聞き間違いや勘違いが多い” 　”何度も同じことを繰り返しながら話す”

といった場面ありませんか？

もし、ご家族やお友達に会話や聞き取りでお困りの方がいらっしゃれば

ぜひ集音器をお試しください。

もちろん、ご自身の聞こえに関するお悩みにもぜひ一度お試しいただきたいと思います。

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